Trello – “daj znać jak się zorientujesz, że nie potrafisz bez niego pracować”

Tekst powstał w ramach niewspieranej już inicjatywy internetteam.pl

---

Od lat prywatnie zbieram przeróżne notatki. Różne, dużo, w wielu formatach. Pisząc notatki mam na myśli tak:

• prezentacje
• dokumenty tekstowe
• arkusze kalkulacyjne
• ilustracje

… jak i masę linków do interesujcych mnie treści. Nie da się ukryć, że przez lata nazbierało się tego naprawdę sporo szczególnie zważając na to, że nie ograniczam się tylko do treści branżowych. Jako, że za grosz nie polegam na mojej pamięci, notuję wszystko. Od wspomnianych artykułów, linków, dat, list to-do przez listy prezentów po przepisy kulinarne, które udało mi się onegdaj popełnić (najlepiej te, które były zjadliwe, a testujące je grono jest nadal wśród nas).

Do tego dochodzi kolekcjonowanie materiałów z kursów, szkoleń czy zajęć na studiach.

Żeby było jeszcze weselej, całkiem często staram się zgromadzonymi treściami dzielić. Część z nich trafia na mój fanpage na FB, niektóre lądują na profilu linkedin ‘owym, zdarza mi się niekiedy również tweetnąć. Wspomniane materiały ze studiów czekają z kolei na wygłodniałe rzesze koleżeństwa notującego niewiele.

Jednak to co jest w tej całej układance najgorsze to fakt, że składuję materiały w przeróżnych miejscach. Korzystam z google drive, dropbox, evernote, iCloud, serwera gdzie hostuję strony, własnego NASa i kilku innych przedziwnych miejsc. Żeby było jeszcze ciekawiej, już dawno zapomniałem na czym polegała logika przydzielania destynacji dla poszczególnych materiałów.

Słowem – źle…

Od jakiegoś czasu, w życiu pracowym korzystam z rozwiązania oneNote i pomimo mojej niewielkiej miłości do rozwiązań Microsoftu przyznaję, że ten produkt jest genialny. Logika chmurowego notowania, strukturyzowania notatek jest naprawdę godna pochwały.

Jednak…

Byłaby to kolejna chmura, z którą bym pracował. Nie znam dokładnie limitów kont, ale przypuszczam, że przy ilości materiałów jakie próbuję ogarnąć, musiałbym zainwestować w konto płatne. Owszem, rozwiązanie godne i sprawiedliwe, ale ponownie nie rozwiązałoby całościowo mojego problemu.

Nie miałem więc nadal pomysłu jak posprzątać ten bałagan.

Kto pyta, nie błądzi…

… jak twierdzi stare porzekadło, postanowiłem więc podpytać na FB, twiterze i linkedinie co mogłoby pomóc. Kilka osób poleciło mi wspomnianego oneNote jednak pojawiły się też propozycje wykorzystania Trello.

Trello do notatek?

… wszak to generalnie “do ogarniania” rzeczy przeróżnych. Do scrumowania, sprintowania służy. “Racja” podpowiadają przyjazne głosy, ale jak odpowiednio pomyślisz o tym rozwiązaniu, pozwoli Ci ono na dużo więcej.

Jak się okazało, samo konto w serwisie założyłem w styczniu 2013 roku, ale jakoś nie udało się nam od tego czasy bardziej zaprzyjaźnić. Patrząc z perspektywy czasu, sam nie wiem w sumie dlaczego.

Wracjąc jednak do pierwszych kroków z narzędziem, udało mi się pogadać z Grzegorzem, który podesłał mi swoje “best practises” korzystania z trello. Poniżej kilka wskazówek z jego podsumowania. Nie będę ich nawet redagował tylko 1 do 1 przytoczę zaznaczając na wstępie jak wygląda struktura narzędzia. Do wykorzystania mamy:

Struktura konta

• tablice (board)
  • zawierają dowolną liczbę list
  • prywatne i współdzielone (chodzi o dostępy)
• listy (list)
  • zawierają dowolną liczbę kart
• karty (card)
  • reprezentują pojedyncze zadania do wykonania
  • można je delegować członkowi projektu (member)
  • można określić datę ich wykonania
  • mogą zawierać listy to do
  • można w nich umieszczać komentarze, materiały, odnośniki etc
  • można grupować je poprzez dodawanie etykiet (labels)

Tablice (boards)

Trello znakomicie sprawdza się w programistycznych technikach zarządzania – kanbanie i scrumie. System kart to właśnie kanban. Scrum, to podstawowy podział kart w jakim uczono mnie pracować.

Grzegorz

Tablice dzielę sobie na prywatne projekty, projekty rodzinne i inne. Każdą mogę oznaczyć kolorem, zdjęciem lub motywem (…). Do każdej tablicy mogę przypasować zespół…

Grzegorz

Listy (lists)

Jeżeli chodzi o podział tablicy, to Grzegorz proponuje tradycyjne podejście sprintowe:

Backlog – to zbiór wszystkich zadań w projekcie. Jeżeli Twoja karta będzie obejmować cały 2018 rok, to w back logu na starcie znajdą się wszystkie zadania na 2018 rok + w międzyczasie będziesz dopisywał kolejne.

To Do – to zadania do wykonania w sprincie. Ja w pracy stosowałem dwa rodzaje sprintu – Sprint miesięczny i Sprint tygodniowy. Oznacza to, że zadania z Backlogu na styczeń przenosiłem najpierw do Sprintu miesięcznego. Następnie w sprincie tygodniowym umieszczałem zadania, z którymi musiałem się wyrobić od poniedziałku do niedzieli danego tygodnia.

Doing – czyli zadania w trakcie realizacji – sprawdza się przy multitaskingu i pracy w grupie.

Done – zadania wykonane

Archiwizacja – wszystkie zadania można zarchiwizować. Ja robiłem to raz w miesiącu, jednocześnie robiąc analitykę pracy i podsumowania

Grzegorz

Karty (cards)

Karty reprezentują pojedyncza zadania. Mamy tu możliwość wskazania właściciela zadania, terminy wykonania, oznaczenia konkretną kategorią (label), dodania list to-do. Oczywiście wszystko o tym co dzieje się w pojedynczym zadaniu informowani są jego członkowie.

Samo trello umożliwia integrację z zewnętrznymi narzędziami poprzez Power-ups. Wśród najpopularniejszych są te integrujące z narzędziami Google, Asaną, chmurami Dropboxa, Evernote czy Githubem i Slackiem.

Trello do wszystkiego

Od pewnego czasu Trello jest hubem moich wszystkich zadań – tych zarówno pracowych jak i zupełnie prywatnych. To właśnie tam planuję działania naszego teamu, notuję inspiracje, zamieszczam przypominajki o absolutnie wszystkim czy zbieram całość notatek ze studiów.

Zdecydowałem się na model traktowania Trello jako miejsca zbierania informacji o całości projektów wraz z linkowaniem do materiałów źródłowych (korpo dokumenty nadal leżą bezpiecznie na serwerach pracowych, a prywatne rzeczy na drivie google – w Trello notuję tylko gdzie się dokładnie znajdują i co należy zrobić w danym zadaniu).

Teraz pozostało tylko posprzątać google drive, dropbox, evernote, NASa i kilka innych miejsc. To już jednak nasrtępnym razem.

---

Z tego miejsca wielkie podziękowania dla Grzegorza, który pomógł mi zrozumieć co można z narzędzia wykrzesać!